Une convention passée le 10 septembre 1902 entre Edouard Rod, Léon Berchtold, exécuteur testamentaire de Louis Duchosal, l'hoirie de ce dernier et le directeur de la Bibliothèque, prévoit :
- §3 : "Il est convenu qu'en aucun cas Edouard Rod ne pourra publier les lettres constituant cette collection, sans avoir au préalable obtenu l'autorisation des auteurs des dites lettres ou de leurs ayants droits"
- §4 : "Il est également convenu qu'au cas où Edouard Rod ou ses ayants-droits céderaient cette collection soit à la Ville de Genève, soit à quelque autre acquéreur, la condition expresse de cette cession serait qu'aucune publication tirée de cette collection ne pourrait être faite, à défaut d'autorisation donnée par les auteurs, avant un délai de cinquante ans à partir de ce jour"
La collection, sommairement cataloguée par Edouard Rod, a été définitivement inventoriée en 1948.